商务日语函件写作技巧-广州樱花国际日语学校

　　商务日语文件的格式有两种，即横格和竖格。
　　横格又有根据发信番号、发信日期和发信人的签署位置，分上署名和下署名两种格式。

　　(1)横格的格式

　　前置:发信番号、日期、收信人、发信人、件名;
　　冒头语:敬启、敬复、前略等;
　　问候语:一般内容有季节、寒暄、感谢、道歉等;
　　正文:通知对方的具体内容;
　　结尾:结束的寒暄语;
　　结束语:敬复、以上、草草等;
　　附件:又具、再启等。

　　（2)竖格的格式
　　冒头语:敬启、敬复、前略等。
　　冒头语:一般内容有季节、寒暄、感谢、道歉等;
　　结尾:结束的寒暄语;
　　结束语:敬复、以上、草草等;
　　后置:发信番号、收信人、发信日期、发信人;
　　附件:又具、再启等。

　　注:当冒头语用“前略”时，结束语一定要用“草草”或“匆匆”。

　　另外，重视礼节的社交性信件要用竖格，并且不要加标点符号。那么，什么样的礼节等级应该采用竖格呢?各个公司是不同的。贺信和吊唁信的竖格和横格的写法也是有所不同的，需要特别注意的有两点:一是表示数量的数字，原则上要使用汉字而不用阿拉伯数字;二是日期、发信人、收信人等一定要放在结束语的后面。

　　写作商务日语函件的注意事项

　　商务日语文件的类型不同，写作时的注意事项自然也会有所不同。如寒暄文等问候类的文件写作有其固定的要领和规定格式，它包括季节问候信、披露通知、人事变动通知、社名变更通知等。

　　在写寒暄信或慰问信时有四点注意事项:一是要用礼貌文体并遵循惯例；二是遣词用句要体现出谦逊的姿态；三是注意此信要能给予对方好感；四是千万不要错过时机。寒暄信和慰问信一般采用的规定格式，除了有特殊情况或目的而需要谨慎从事的情况之外，主要包括6项内容:

　　一是开头语或简单的寒暄或慰问；

　　二是简单陈述寒暄或慰问的理由；

　　三是表述自己的想法；

　　四是高度评价对方或安慰对方；

　　五是拜托之类的语言或鼓励的话；

　　六是结束全文的礼节用语。

　　其中的季节问候信，根据季节的不同有贺年卡、寒冬慰问卡、酷暑慰问卡和秋暑慰问卡等多种，这类信件通常都使用明信片。

　　披露通知是一种礼节性的信件，一般只用于新店开张、新建筑物落成、公司成立和迁移等。

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